¿Qué es el sistema OKR?

Realicé un curso sobre OKR impartido por Sngular con la intención de conocer más sobre este sistema que lleva tantos años dando buenos resultados a empresas punteras del sector tecnológico (y no tan tecnológicas).

OKR (Objectives and Key Results) es un sistema para definir objetivos y ayudarnos a conseguirlos, tanto en el ámbito profesional, laboral... como personal.

Lo inventó Andy Grove, CEO de Intel en los años 70 y que se ha ido extendiendo en Google, Adobe, Amazon, Oracle, Samsung...

Es un sistema que estamos implantando internamente en Visual en sustitución de los KPI (sistema basado en indicadores), y los vimis ya van notando cambios en la formulación a la hora de realizar vuestra entrevista desarrollo, recibir notificaciones y esperar feedback...

Los OKR no son KPI (Key Performance Indicators), no son SMART (Specific, Measurable, Achievable (or Attainable), Realistic, and Timeliness) ni MBO (Management By Objectives).

Un objetivo tan solo responde a QUÉ hay que lograr, ni más ni menos. Realizan un llamamiento a la acción e inspiran. Cuando se utilizan de forma adecuada, son un medio para focalizar y desechar la ejecución imprecisa.

• Significativos e inspiradores.
• Concretos y orientados a la acción.
• Anuales y trimestrales.
• De 3 a 5 objetivos máximo por ciclo.
• De empresa, equipo y persona.
• Públicos (transparencia).
• Cumplimiento < 100%.
• No vinculado con la remuneración.

Sí, leéis bien, no vinculado a la remuneración. Se debatió un poco sobre este tema pero a mi parecer, es de sentido común. Un objetivo tiene que moverse por valores, cultura interna de cada individuo, sin motivaciones materiales.

Qué son los objetivos

• OKR y productividad: trabajar mejor y obtener mejores resultados.
• OKR y métricas: trabajo y estrategia enfocada en los resultados.
• OKR y foco: enfocarse en los temas importantes para rendir mejor.
• OKR y visibilidad: ayuda a los líderes a conocer mejor cómo es la organización.

Los objetivos no son la meta, son el camino

OKR bottom-up, este término hace referencia a que los OKR no se imponen desde arriba, sino que es la propia persona la que establece sus objetivos y resultados clave, desde abajo hacia arriba, pero siempre intentando alinearse con los OKR del equipo y de la organización. Las personas estamos más motivadas para cumplir nuestros objetivos si nos los hemos puesto nosotros que si nos los imponen.

Qué son los Resultados Clave (KR)

Son un marcador de referencia y monitorizan CÓMO llegamos a ese objetivo. Los resultados clave eficaces tienen que ser específicos y establecerse en un marco temporal, deben ser agresivos y, al mismo tiempo, realistas. Y sobre todo han de ser medibles y verificables. Si no incluye una cifra, no es un resultado clave. Un resultado clave se cumple o no se cumple.

Objetivos (Qué)

• Significativos e inspiradores.
• Concretos y orientados a la acción.
• Anuales y trimestrales.
• De 3 a 5 objetivos máximos por ciclo.
• De empresa, equipo y persona.
• Públicos (transparencia).
• Cumplimiento < 100%
• No vinculado con la remuneración.

Resultados Clave (Cómo)

• Específicos, realistas y factibles.
• Verificables y medibles.
• Trimestrales.
• De 3 a 5 por cada objetivo.
• De empresa, equipo y persona.
• Incluyen una cifra, un % o un Sí/No.
• Públicos (transparencia).

Ejemplo OKR

Objetivo: mejorar la experiencia del cliente en nuestra web.

Resultado Clave 1: reducir en un 10% el tiempo de carga de la web.
Resultado Clave 2: reducir en un 50% el número de errores de la web.
Resultado Clave 3: aumentar el tiempo de uso de la web en un 10%.

Iniciativa 1: realizar una encuesta a los usuarios de la web para conocerlos mejor.
Iniciativa 2: realizar un test de errores de la web y arreglar los errores.
Iniciativa 3: optimizar las imágenes de la web para reducir el tiempo de carga.

Para que os hagáis una idea, hay un ejemplo de Google con Chrome en el cual en 2008 tenían como objetivo desarrollar una plataforma de clientes de nueva generación para aplicaciones web. La medición la realizaron a través del resultado clave de alcanzar los 20 millones de usuarios activos siete días a la semana. No los alcanzaron, pero en el siguiente ciclo se marcaron 50 millones, que tampoco los alcanzaron. En el siguiente ciclo se marcaron 100 millones y fue cuando lo superaron con creces alcanzando 111 millones de usuarios.

Si intentas alcanzar las estrellas, aunque te quedes corto, es posible que llegues a la luna.

Personalmente comulgo con la idea de Google en la implementación de OKR de ponerse objetivos lo suficientemente ambiciosos como para no cumplirlos al 100%, de hecho se dice que un buen porcentaje de cumplimiento es 70-80%, aunque esto es cuestión de debate e implementación personal.

OKR tiene en los CFR su gran aliado

Son la forma en la que la organización ayuda a las personas que la componen a cumplir sus objetivos.

• Conversaciones: un intercambio auténtico y lleno de matices entre el jefe y el colaborador, con la intención de impulsar el rendimiento.
• Feedback: una comunicación bidireccional o en red entre compañeros para evaluar el progreso y conducir a mejoras futuras.
• Reconocimiento: expresiones de apreciación hacia las personas que lo merezcan por sus contribuciones, independientemente de la magnitud de estas.

Los CFR son tan prioritarios como los OKR para liderar la transparencia, la responsabilidad, el empoderamiento y el trabajo el equipo en todos los nivel de las organización. Como estímulos para la comunicación, los CFR ponen en marcha los OKR y después los lanzan hacia la estratosfera.

John Doerr

PPP

Informe de estado semanal.

Plans: ¿Qué estás planeando? (Futuro)
Progress: ¿Qué has hecho? (Pasado)
Problems: ¿Qué problemas estás enfrentando? (Presente)

Cada semana, los empleados responden brevemente a estas preguntas y los responsables puede obtener una visión general de lo que está sucediendo.

Nosotros en Visual, enviamos un Weekly report en el cual podemos tanto enviar tanto nuestro Happiness Index semanal como el estado de nuestros objetivos. Todo se va a centralizar para eliminar el mayor ruido posible.

No lleva más tiempo del que nos llevaba rellenar solo el Happiness y hará que la implementación del sistema OKR vaya integrándose en la organización para que todos podamos ser partícipes y disfrutar de él.

Los superpoderes

En el curso así lo llamaban, y no es más que una serie de puntos inherentes al sistema OKR que no está de más recordar:

1. OKR y el foco. Centrarse y comprometerse con las prioridades.
2. OKR y el trabajo en equipo. Coordinación: conectar para trabajar en equipo. Uno de los pilares de la transparencia que promueve OKR es que se compartan abiertamente los objetivos de todos. De esta forma, se facilita la coordinación, la vinculación entre objetivos, las interdependencias entre equipos y, lo más importante, se aumenta la motivación de cada miembro del equipo, que puede ver fácilmente el sentido de su trabajo.
3. OKR y la responsabilidad. Seguimiento de responsabilidades. OKR promueve la accountability: los OKR se basan en datos. Puedes ver cuándo un Key Result o un objetivo está en riesgo y puedes acometer acciones para revisarlo, ponerlo al día o reemplazarlo. Los OKR deberían ser incómodos y, posiblemente, inalcanzables.
4. OKR y la exigencia. Exigencia: exigirse lo imposible para alcanzar la excelencia. Los OKR nos motivan para ir más allá de lo que creemos posible alcanzar. La libertad que permite este sistema promueve que cada uno asuma riesgos con tal de avanzar y mejorar: este es uno de los motivos por los que OKR no se vincula con las bonificaciones de cada individuo.

Espero que hayáis podido ver las bondades de este sistema y el porqué de la amplia implementación que está teniendo.

Seguro que nos ayuda a lanzarnos a la estratosfera y durar 100 años (como mínimo). #NosGustaElFuturo.

Próximamente publicaremos otro amplio artículo sobre Hoshin Kanri y OKR, estad atentos.